Handen vol
Je zit bij een klant, in de werkplaats of achter de stoel. De telefoon gaat, en niemand kan opnemen.
Dienst · Beheerde servicebalie met AI-telefoonassistent
Mis geen klant meer aan de telefoon, zonder extra personeel
Onze beheerde servicebalie neemt elke oproep op, beantwoordt de vragen, plant de afspraak in en legt terugbelverzoeken vast. Ook in de avond, in het weekend en als iedereen druk is. Wij richten hem in, bewaken hem en stellen hem bij, zodat jouw team kan doorwerken.
Voorbeeld · fictief bedrijf, ingekortDuur ± 2 min
AssistentGoedemiddag, je spreekt met Sanne, de virtuele assistent van Installatiebedrijf Voorbeeld. Waarmee kan ik je helpen?
BellerMijn cv-ketel geeft een storing. Kan er iemand komen kijken?
AssistentVervelend. Eerst even de veiligheid: ruik je gas of is er geen warm water?
BellerGeen warm water, verder niets.
AssistentDan plannen we een monteur in. Wat is je postcode en huisnummer?
Adres vastgelegd · eerstvolgende vrije plek in de agenda voorgesteld
Afspraak bevestigd · bevestiging per mail · verslag naar het team
Herken je dit?
Elke gemiste oproep is een klant die verder belt
Wie niet opneemt, krijgt de volgende keer niet meer de eerste kans. En wie wel opneemt, legt steeds zijn werk neer.
Buiten openingstijd
In de avond, tijdens de lunch of in het weekend belt een klant je wel. Je hoort het pas de volgende ochtend, of nooit.
Steeds dezelfde vragen
Openingstijden, afspraak maken, afspraak verzetten. Het volgt een vast patroon, en kost toch elke dag uren.
Wat het jou oplevert
Meer aanvragen opgepakt, minder onderbrekingen
Geen klant die verder belt
Elke oproep wordt opgenomen, ook als je team bezet is. Een afspraak of terugbelverzoek ligt er direct.
Een team dat kan doorwerken
Geen telefoon die elke twintig minuten het werk onderbreekt. Wat de assistent niet zelf kan, komt als helder verslag binnen.
Elk uur bereikbaar
Ook buiten kantooruren, tijdens de lunch en in het weekend. Je beller hoort meteen waar hij aan toe is.
Een vast, voorspelbaar bedrag
Eenmalig aansluiten en een vaste maandfee, zonder werving, inwerken of vervanging bij ziekte en vakantie.
Wat de assistent doet
Meer dan een voicemail met een robotstem
De assistent voert echte gesprekken in gewoon Nederlands, zonder keuzemenu en zonder “toets 1”. En hij doet er iets mee.
Neemt altijd op
Binnen seconden, zonder wachtrij, op elk uur van de dag. Je beller krijgt direct antwoord.
Herkent bekende bellers
Aan het telefoonnummer. Gegevens deelt de assistent pas na een controle van de naam, want een nummer alleen is geen bewijs.
Plant afspraken in
Dag, reden en contactgegevens gaan naar jouw agenda of planningssysteem. Verplaatsen en annuleren kan ook, mits jouw systeem dat toelaat.
Beantwoordt veelgestelde vragen
Over openingstijden, werkwijze en diensten, op basis van de informatie die jij aanlevert. Bij twijfel gokt hij niet: hij legt de vraag vast of verbindt door.
Verbindt door als een mens beter is
Bij spoed, bij de vraag om een collega of bij iets wat niet in een vast patroon past. Jij bepaalt wanneer.
Legt terugbelverzoeken vast
Naam, nummer en vraag staan na afloop op een lijst, zodat niets blijft liggen.
Verslag na elk gesprek
Na elk gesprek volgt een verslag per mail, en desgewenst een dagelijkse samenvatting van wat er is gebeld.
Bewaakt zichzelf
Het systeem controleert regelmatig of alles werkt. Valt er iets uit, dan krijg je een melding en niet pas een klacht.
Meer dan een assistent
Een servicebalie waar iemand verantwoordelijk voor is
Een telefoonassistent opzetten is het kleinste deel. Wat het betrouwbaar maakt, is wat eromheen zit: inrichting, bewaking, bijsturing en een zorgvuldige omgang met gegevens.
Ingericht op jouw bedrijf
Gespreksscenario’s, regels, toon en koppelingen worden samen met jou bepaald en getest voordat de eerste klant belt.
Bewaakt
Het systeem controleert zichzelf regelmatig. Valt er iets uit, dan volgt een melding aan ons en grijpen we in, in plaats van dat je het via een klant hoort.
Bijgestuurd
Gesprekken worden nagelezen en vragen waar de assistent nog geen goed antwoord op had, worden toegevoegd. De balie wordt na verloop van tijd beter.
Ontworpen met privacy als uitgangspunt
Gegevens worden beperkt verzameld, afgeschermd en niet langer bewaard dan afgesproken. Veiligheid is onderdeel van het ontwerp, niet een toevoeging achteraf.
De maandfee is daarom geen licentie voor een tool, maar de beheerde dienst: de assistent, de verwerking van gesprekken, de bewaking en het bijsturen.
Vergelijking
Medewerker aan de balie of beheerde servicebalie?
Een goede baliemedewerker is veel waard. De vraag is welk deel van het telefoonwerk echt een mens nodig heeft.
| Medewerker aan de balie | Beheerde servicebalie | |
|---|---|---|
| Bereikbaar | Tijdens werktijd. Een voltijdse werkweek beslaat ongeveer een kwart van de 168 uur in een week. | Alle uren, ook ’s avonds en in het weekend. |
| Bij drukte | Eén gesprek tegelijk. De rest wacht of valt door naar voicemail. | Geen wachtrij bij een piek, binnen het afgesproken aantal gelijktijdige gesprekken. |
| Ziekte en vakantie | Vervanging regelen of gemiste oproepen accepteren. | Geen uitval door afwezigheid. Storingen bewaken wij. |
| Kosten | Loon, werkgeverslasten, werving en inwerken. Je betaalt ook voor de rustige uren. | Eenmalige aansluiting en een vaste maandfee. Het bedrag hangt mede af van het aantal belminuten. |
| Aan de slag | Werven en inwerken kost vaak maanden. | Intake, inrichten en testen. Bij ons eerste praktijkvoorbeeld duurde dat ongeveer drie weken. |
| Elk gesprek gelijk | Kwaliteit hangt af van de dag en de persoon. | Dezelfde regels en toon in elk gesprek, vooraf getest en bijgestuurd na nalezen. |
| Persoonlijk contact en lastige gesprekken | Sterk. Inlevingsvermogen en oordeel bij uitzonderingen. | Routine en standaardvragen. Bij spoed, twijfel of een lastig gesprek verbindt hij door. |
Dit is geen keuze voor of tegen je medewerkers. De servicebalie neemt het herhalende telefoonwerk over, zodat een medewerker tijd houdt voor klanten die een mens nodig hebben. Wil je weten wat het in jouw situatie scheelt? Dan rekenen we het in de intake samen door met jouw eigen belvolume en kosten.
Zo loopt een gesprek
Van eerste beltoon tot afspraak in je agenda
Stap 1
Neemt op
Hij stelt zich voor als virtuele assistent van jouw bedrijf en meldt dat het gesprek wordt opgenomen.
Stap 2
Begrijpt de vraag
Afspraak, vraag of storing? Hij stelt alleen de vragen die jij hebt bepaald.
Stap 3
Zoekt en regelt
Hij kijkt in de agenda of het systeem en stelt een passende dag voor.
Stap 4
Bevestigt en meldt
De klant krijgt een bevestiging en jouw team een verslag.
Drie mogelijke uitkomsten
Afspraak staat in de agenda
De klant krijgt een bevestiging. Jouw team ziet de afspraak in het eigen systeem.
Direct doorverbonden
Bij spoed, bij de vraag om een medewerker of als het gesprek een mens vraagt, gaat de lijn meteen door naar jou of je team.
Terugbelverzoek
Past het niet in een vast patroon, dan legt de assistent naam, nummer en vraag vast. Jouw team belt terug.
Voor welke bedrijven
Voor elk bedrijf met veel terugkerende gesprekken
De assistent is niet gebonden aan één branche. Wat telt: een groot deel van je inkomende gesprekken volgt een herkenbaar patroon.
Garages en autobedrijvenEerste praktijkvoorbeeld
APK en onderhoud inplannen, afspraken verzetten, vragen over haal- en brengservice.
Installateurs en technische dienst
Storingsmeldingen opnemen, spoed herkennen, monteursafspraken plannen.
Praktijken
Afspraken maken, verplaatsen en annuleren en vragen over openingstijden. Bij zorgpraktijken gelden strengere regels voor gezondheidsgegevens; dat bespreken we vooraf.
Kappers en salons
Boeken en wijzigen terwijl je handen vol zitten.
Dienstverleners
Eerste aanvragen opvangen, terugbelverzoeken vastleggen en gesprekken inplannen.
Makelaars
Bezichtigingen inplannen en eerste vragen over een woning opvangen.
Hotels
Vragen over beschikbaarheid, wijzigingen en doorverbinden naar de receptie.
Restaurants
Reserveringen aannemen en wijzigen, vragen over openingstijden en groepen.
Tot nu toe draait de assistent live bij een autobedrijf. Voor andere branches richten we hem op dezelfde manier in: met jouw vragen, regels en systemen, getest op echte gespreksscenario's voordat hij live gaat. Staat jouw branche er niet bij? Dan is de vraag of je telefoon vooral herkenbare gesprekken krijgt.
Zo ga je live
In een paar weken van intake naar een werkende assistent
Geen maandenlang traject. Jij levert de gegevens aan, wij richten in en testen.
Stap 1
Intake
We bespreken je gesprekken, openingstijden, diensten, regels en systemen. Samen bepalen we wat de assistent zelf doet en wanneer hij doorverbindt.
Stap 2
Inrichten en testen
Naam, stem en toon worden afgestemd op jouw bedrijf. Koppelingen worden ingericht en een vaste set proefgesprekken moet slagen voordat hij live gaat. Jij kunt zelf meebellen.
Stap 3
Live en bijsturen
De eerste weken lezen we de gesprekken na en stellen antwoorden en regels bij. Daarna kan beheer en doorontwikkeling via Beheer & optimalisatie.
Bij ons eerste praktijkvoorbeeld duurde dit ongeveer drie weken. De doorlooptijd hangt af van het aantal gespreksscenario's en de koppelingen.
Koppelingen
Aansluiten op wat je al gebruikt
De assistent werkt het best als hij kan meekijken in je agenda of systeem. Wat mogelijk is, hangt af van de toegang die jouw software biedt. Dat bepalen we in de intake, niet achteraf.
Agenda en planning
Google Agenda, Microsoft 365 of planningssoftware met een open koppeling. Zo komt een afspraak direct op de juiste plek.
Verslagen, bevestigingen en samenvattingen naar jou en je klant, vanuit jouw eigen mailomgeving.
Klant- en bedrijfssysteem
Waar het kan, kijkt de assistent mee in klantgegevens, zoals een CRM of garagesysteem. Een koppeling met Car-Systems draait al.
Eigen overzicht
Terugbelverzoeken en gesprekken kunnen op een eigen werkscherm komen, zoals het AI Command Center.
Zorgvuldig geregeld
Privacy en veiligheid zijn onderdeel van het ontwerp
Een telefoonlijn verwerkt persoonsgegevens en opnames. Daarom is dit vooraf doordacht, niet achteraf toegevoegd.
Duidelijk wat hij is
De assistent stelt zich voor als virtuele assistent en meldt dat het gesprek wordt opgenomen. Niemand denkt met een mens te praten.
Naamcontrole voor gegevens
Een telefoonnummer alleen opent geen klantgegevens. Pas na een controle noemt hij iets over een klant.
Een mens bij spoed
Bij spoed, bij de vraag om een medewerker of bij twijfel verbindt hij door. Je bepaalt de regels vooraf.
Eigen gegevens per bedrijf
Gegevens en instellingen worden per bedrijf vastgelegd, zodat jouw gesprekken niet vermengd worden met die van een ander.
Bewaartermijnen afgesproken
We maken afspraken over hoe lang gesprekken en opnames bewaard blijven. Voor de verwerking van persoonsgegevens sluiten we een verwerkersovereenkomst.
Versleutelde opslag en verbindingen
Gesprekken en gegevens worden versleuteld opgeslagen en verstuurd, en de omgeving waarin ze draaien is beveiligd en wordt beheerd.
Gegevens in Nederland opgeslagen
De gespreksgegevens staan in een database in Nederland. Voor verwerkers buiten de EU maken we expliciet afspraken en leggen we dat vast.
Ingesteld om niet te gokken
Weet de assistent het niet zeker, dan legt hij de vraag vast als terugbelverzoek of verbindt hij door. Dat testen we vooraf met lastige gespreksscenario's.
Wil je het precies nalezen? Lees hoe we gegevens beschermen: bewaartermijnen, leveranciers en wat we doen bij een datalek.
Wat kost het
Eén keer aansluiten en een vaste maandfee
Een indicatie van wat je kunt verwachten. Het exacte bedrag hangt af van jouw situatie.
Aansluitingvanaf€4.500Eenmalig. Intake, inrichten, koppelen, testen en livegang.
Maandfeevanaf€795Per maand. De beheerde dienst: de assistent, de verwerking van gesprekken, bewaking en bijsturing.
- Je wensen en gespreksscenario's
- Aantal aansluitingen
- Complexiteit van de koppelingen
- Grootte van je bedrijf
- Aantal belminuten
Alle bedragen zijn vanaf-prijzen en exclusief btw. Na een korte intake ontvang je een concreet voorstel. De assistent is ook als onderdeel van de pakketten verkrijgbaar, bijvoorbeeld samen met een AI Command Center.
Praktijkvoorbeeld
Zo werkt het bij AutoService De Jong
Een garage in Zwaag waar de telefoon niet altijd kan worden opgenomen. Daan, de virtuele assistent, neemt op, zoekt het kenteken op en plant de afspraak in het garagesysteem. Bekijk wat dat oplevert en hoe het eruitziet.
FAQ
Veelgestelde vragen over de AI-telefoonassistent
Bij een standaardtool richt je zelf een abonnement in en moet je het zelf bijhouden. Hier wordt de assistent op jouw bedrijf ingericht, bewaakt en bijgesteld, en zijn privacy en beveiliging onderdeel van het ontwerp. Je hebt één aanspreekpunt en geen losse tool.
Dan zegt hij dat eerlijk. Hij legt naam, telefoonnummer en vraag vast als terugbelverzoek of verbindt door naar een medewerker. Samen bepalen we vooraf welke vragen hij zelf beantwoordt en wanneer hij doorverbindt.
Ja. De assistent stelt zich voor als virtuele assistent en meldt dat het gesprek wordt opgenomen. Zo blijft het eerlijk voor de beller en sluit het aan op de transparantieregels die voor AI in gesprekken gelden.
Vaak wel. We koppelen aan agenda's zoals Google en Microsoft 365 en aan software met een open koppeling (API). Of en hoe dat bij jou kan, bepalen we in de intake. Is er geen koppeling mogelijk, dan geeft de assistent afspraakverzoeken door als terugbelverzoek of per mail.
Nee. Hij neemt het routinewerk over, zoals standaardvragen en afspraken. Gaat het om spoed of om iets persoonlijks, dan verbindt hij direct door naar een mens.
Dat hangt van je situatie af, want het is geen één-op-één vergelijking. Een medewerker is er in werktijd en kan alles, de servicebalie is er op alle uren en neemt het routinewerk over. Bij veel terugkerende gesprekken of veel gemiste oproepen loont het vaak. We rekenen het in de intake samen uit met jouw eigen cijfers.
Gegevens van jouw bedrijf worden gescheiden van die van andere klanten verwerkt. De bewaartermijn spreken we met je af; bij ons eerste praktijkvoorbeeld worden gesprekken na zes maanden verwijderd. Voor de verwerking van persoonsgegevens sluiten we een verwerkersovereenkomst.
Bij ons eerste praktijkvoorbeeld duurde het ongeveer drie weken, van intake tot live. De doorlooptijd hangt af van het aantal gespreksscenario's en de koppelingen. Voor de livegang testen we met een vaste set proefgesprekken en de eerste weken stellen we bij op basis van echte gesprekken.
De aansluiting is vanaf €4.500 eenmalig en de maandfee vanaf €795 per maand, exclusief btw. Het uiteindelijke bedrag hangt af van je wensen, het aantal aansluitingen, de complexiteit van de koppelingen, de grootte van je bedrijf en het aantal belminuten. Na een korte intake ontvang je een voorstel op maat.
AI-telefoonassistent · aansluiting vanaf €4.500
Benieuwd wat dit voor jouw telefoon doet?
Vertel kort wat voor bedrijf je hebt en wat je nu mist aan de telefoon. We plannen een kennismaking en geven een eerste inschatting van wat de assistent voor je kan doen.
1
Vul je aanvraag in. Naam, bedrijf en een korte omschrijving van je situatie.
2
Kennismaking. We bespreken je gesprekken, je systemen en wat de assistent moet kunnen.
3
Voorstel op maat. Je ontvangt een voorstel met aansluiting, maandfee en planning.
Liever eerst kijken waar jouw kansen liggen? Doe de gratis AI-kansencheck, of plan direct een gesprek.
Aanvraag AI-telefoonassistent
Reactie binnen één werkdag. Vrijblijvend gesprek.
Bedankt voor je aanvraag
Je aanvraag voor de AI-telefoonassistent is ontvangen. We nemen binnen één werkdag contact met je op om een kennismaking te plannen.