Minder zoeken. Sneller regelen. Grip op de werkdag.
Een klant vraagt wanneer zijn auto klaar is. Een leaseopdracht wacht op bevestiging. Een terugbelverzoek wacht op opvolging. Bij AutoService De Jong komt dat werk samen in één Command Center.
De balie ziet wat aandacht vraagt, vindt de bijbehorende gegevens en kan vanuit dezelfde omgeving verder: een afspraak voorbereiden, een antwoord controleren of een terugbelverzoek afhandelen. SJ Advisory verbond daarvoor de werkplaatsplanning, klantgegevens, mailbox en telefoonassistent Daan in één werkomgeving.
De informatie is er. Maar je moet haar steeds bij elkaar zoeken.
Een klant belt over zijn auto. Je opent de planning, zoekt de klantgegevens erbij en controleert wat er eerder is afgesproken. Ondertussen wacht er een leaseopdracht op bevestiging en ligt er nog een terugbelverzoek.
Als het werk over verschillende systemen en lijstjes verdeeld is, kost iedere vervolgstap extra aandacht. Wat heeft prioriteit? Wie is al geholpen? En wat moet nog gebeuren?
Het Command Center brengt die informatie en acties bij elkaar. Zo kan de balie sneller verder en blijft openstaand werk zichtbaar.
Wat het Command Center in het dagelijkse werk verandert
Weten wat vandaag aandacht vraagt
Eén startscherm met planning en openstaande acties.
Bekijk →Geen papieren urenlijsten meer
Urenregistratie voor de werkplaats en de app Mijn uren voor monteurs.
Bekijk →Minder gegevens overnemen
Afspraak voorbereiden, leaseopdrachten bevestigen en mailvoorstellen.
Bekijk →Klantvragen gericht opvolgen
Bellijst, gespreksinformatie en klantmeldingen.
Bekijk →Komend werk eerder in beeld
APK-vervaldata, leasewerk en analyse.
Bekijk →Open het scherm en zie wat er speelt
Startscherm, planning en openstaande acties.
Wat vandaag aandacht vraagt, in één oogopslag
Het startscherm vat samen wat er speelt: terugbelverzoeken, belkansen, mail met een klaarstaand antwoord en APK’s die eraan komen. Daaronder staat welke auto’s van de planning van vandaag al gereed zijn.
- Stand van zaken in gewone zinnen, niet alleen tegels
- Vandaag gereed: hoeveel auto’s klaar zijn, met per auto de tijd waarop dat is gezien en de knop om de klant te melden
- Wat Daan al zei: belde de klant over de status, dan staat er bij de auto dat Daan heeft gezegd dat de auto klaar is
- Eerst bellen: de belangrijkste regels van de bellijst, direct op het startscherm
- Elke tegel is klikbaar en brengt je bij de lijst eronder
Het planbord uit het garagesysteem, op elk apparaat bij de hand
De werkplaatsplanning uit het garagesysteem staat in het Command Center als weekoverzicht. Groen is gereed, de dag van vandaag is gemarkeerd en per dag zie je hoeveel auto’s klaar zijn van het aantal dat gepland staat.
- Kaarten, lijst of per monteur: kies hoe je naar de week kijkt
- Filter op gereed, nog niet gereed of monteur, en zoek op kenteken of klant
- Per auto het werk (storing, APK, banden wisselen), de monteur en of de klant wacht
- Bij een auto die klaar is staat de knop om de klant te melden
Voorbereiden in plaats van overtikken
Afspraak voorbereiden, leaseopdrachten bevestigen en mailvoorstellen. Het systeem bereidt voor, jij controleert.
Spreek de afspraak in. Controleer het voorstel. Bevestig.
Aan de balie een klant aan de lijn: je spreekt of typt in gewone taal wie er komt, voor welke auto en wat er moet gebeuren. ‘Meneer Jansen, kenteken 12-ABC-3, kleine beurt en APK, dinsdag half negen, hij wacht erop.’
Dat werkt ook op je telefoon: staat de klant in de werkplaats of ben je onderweg, dan spreek je de afspraak gewoon even in.
Het scherm leest dat uit, zoekt de klant en de auto op, kijkt hoe druk elke dag is en zet alles in een formulier dat jij nog controleert.
- Drukte per dag staat bij de datumkeuze, zodat je een dag kiest die past
- Controles vooraf: ontbrekende kilometerstand, dubbele afspraak voor dezelfde auto op dezelfde dag, kenteken dat niet klopt
- Keuze voor vervangend vervoer en of de klant wacht, plus een opmerking voor de werkplaats
- Niets gaat naar het garagesysteem voordat jij op de knop drukt
Even inspreken, ook als je niet aan de balie staat
Het Command Center werkt ook op je telefoon. Bij Afspraak inplannen tik je in het vak en gebruik je de microfoon van het toetsenbord om in te spreken. Je typt dus niets over.
Daarna gaat het zoals aan de balie: het scherm leest de gegevens uit, jij controleert het voorstel en plant in. De planning staat er ook.
- Inspreken met de microfoon van het toetsenbord, of gewoon typen
- Controleren: kenteken, werkzaamheden, datum met drukte per dag en een opmerking voor de werkplaats
- Inplannen in Carsys pas als jij op de knop drukt
Leaseopdrachten direct in Carsys. Bevestigen doe je in het portaal.
Leaseopdrachten komen direct binnen in Carsys. In het Command Center staan ze onder Bevestigen in portaal, zodat de balie ze op één plek kan nakijken en afhandelen.
Zodra de medewerker op Bevestigen drukt, ontvangt de leaserijder automatisch de mail met de bijbehorende tekst. Niemand hoeft die mail zelf op te stellen of over te typen.
- Leaseopdrachten komen direct in Carsys, zonder tussenstap
- Bevestigen in portaal: de medewerker kijkt de opdracht na en bevestigt in het Command Center
- Na het bevestigen gaat de mail naar de leaserijder automatisch, met de bijbehorende tekst
Een antwoord klaar voor je het opent
Mail die om een antwoord vraagt, komt per dag gebundeld binnen met een samenvatting, een categorie en een voorgesteld antwoord in de toon van de garage. Spoed staat apart gemarkeerd. Het antwoord is een voorstel: jij past het aan en kiest zelf.
Naast de voorstellen is er een volledig postvak met inkomend, verzonden en verwijderd, een samenvatting per bericht en een conceptantwoord op verzoek.
- Versturen (altijd met bevestiging), Leg weg of Naar prullenbak
- Beantwoorden, allen beantwoorden, doorsturen en nieuwe mail vanuit het postvak
- Het systeem doet geen prijstoezeggingen en belooft geen tijdstippen
Wie moet ik bellen, en wat is er gezegd?
Bellijst, gespreksinformatie en klantmeldingen.
Wie moet ik bellen, en wat is er precies gezegd?
Terugbelverzoeken van de telefoonassistent, APK-klanten en belkansen van stille dagen staan op één lijst, op volgorde van belang. Wie al een afspraak heeft, valt automatisch af. Een terugbelverzoek blijft staan tot je de uitkomst hebt vastgelegd.
In het detailvenster zie je alles wat de assistent uit het gesprek haalde. Wil je horen hoe het gesprek ging? Dan speel je de opname gewoon af.
- Opname terugluisteren met 10 seconden terug en vooruit en afspeelsnelheid
- Herkenning: bekende klant, bekend voertuig of nieuwe klant, met de reden
- Samenvatting kopiëren, bellen en uitkomst vastleggen in één venster
- Wacht op de klant: iemand die zelf laat weten, raakt niet kwijt
- Opnames zijn alleen te beluisteren met zichtbare gegevens en na inloggen
Daan vangt het gesprek op. De balie ziet wat er nog moet gebeuren.
Heeft een klant verdere hulp nodig? Dan verschijnt het terugbelverzoek met de vastgelegde gespreksinformatie in het Command Center. De medewerker kan het verzoek bekijken, de klant bellen en de uitkomst vastleggen.
1. Daan neemt op
De beller krijgt antwoord. Is er opvolging nodig, dan legt Daan naam, nummer en vraag vast.
2. Het verzoek verschijnt
In de bellijst van het Command Center, met de gespreksinformatie erbij en op volgorde van belang.
3. De medewerker rondt af
Bekijken, de klant bellen en de uitkomst vastleggen. Het verzoek blijft zichtbaar tot de uitkomst is vastgelegd.
De auto is klaar. De melding aan de klant staat voor je klaar.
Zodra de planning laat zien dat een auto klaar is, staat er een knop Klant melden. Je ziet eerst precies welke mail de klant krijgt, in de huisstijl van de garage, met de tijd tot wanneer de auto kan worden opgehaald.
Belde de klant zelf al om te vragen hoe het ging? Dan staat dat erbij: ‘Klant heeft om 10:21 gebeld over de status. Daan heeft gezegd dat de auto klaar is en opgehaald kan worden.’ De balie hoeft dan niet dubbel te bellen en ziet in één oogopslag wie al is geholpen.
- Voorbeeld vooraf: je leest de mail voordat die de deur uitgaat
- Waarschuwingen, bijvoorbeeld als de klant de laatste dagen al een melding kreeg
- Bij leaseauto’s gaat het bericht naar de berijder
- Elke melding wordt vastgelegd
- De melding staat als concept voor je klaar. Na akkoord van de garage verstuurt het scherm de mail rechtstreeks naar de klant.
Weten wat er aankomt
APK-vervaldata, leasewerk en analyse.
Weten wat er aankomt, en wie je kunt bereiken
APK is de grootste voorspelbare werkstroom van een garage. Het scherm laat voor de komende twaalf maanden zien hoeveel voertuigen aan de beurt zijn en hoeveel klanten per mail bereikbaar zijn, alleen te bellen of geblokkeerd.
- Overzicht van de komende 30 dagen met de verdeling per kanaal
- Per voertuig de vervaldatum, de status en een Mail-knop die eerst om bevestiging vraagt
- Slapende klanten die al lang niet zijn geweest, apart in beeld
- Wie geen mail mag krijgen, gaat vanzelf naar de bellijst
Wat Daan opving, in cijfers die ertoe doen
De cijfers over de telefoonassistent staan in dezelfde omgeving. Je kiest een periode en ziet het volume, hoeveel gesprekken Daan zelf afhandelde, hoeveel er buiten openingstijd binnenkwamen en welke aanvragen zonder opvolging bleven liggen.
- Piektijden en drukte per dag en uur, zodat je weet wanneer de telefoon het hardst gaat
- Onderwerpen, doorschakelredenen en terugbelredenen, de basis om Daan wekelijks bij te sturen
- Omzet uit afspraken, met werkelijk factuurbedrag en schatting apart getoond
Van papieren urenlijst naar één overzicht
Monteurs vullen hun week in op hun eigen telefoon. De chef werkplaats keurt goed in het Command Center, de administratie doet de eindcontrole en exporteert de uren voor de salarisadministratie. In gebruik sinds 9 oktober 2026.
Per monteur in één regel: uren, rooster en verschil
De chef werkplaats ziet per week, maand, kwartaal of jaar wat er gewerkt is, wat het rooster zei en wat het verschil is. De status per monteur is open, ingediend, goedgekeurd of gecontroleerd. Een week keur je goed of zet je terug naar de monteur.
- Gewerkt, rooster, verschil en meeruren, plus vakantie, ziek, ATV, feestdagen en dagen die nog niet zijn ingevuld
- Een dag aanpassen kan, maar een reden is verplicht en de monteur ziet die
- De oude waarde blijft bewaard en is zichtbaar
- Bij ziekte wordt alleen ‘ziek’ vastgelegd, nooit een reden
Vrij aanvragen, goedkeuren en wie er vrij is
Aanvragen voor vakantie of ATV komen binnen bij de chef werkplaats, met een lijst van wie er vrij is. Per monteur staat er een vakantiesaldo in uren: tegoed, opgenomen, gepland en nog beschikbaar. Roosters per monteur stel je in op één plek. Het rooster bepaalt wat de monteur als voorstel ziet en hoeveel uur een vrije of zieke dag telt.
- Vakantiesaldo in uren per monteur, per jaar: tegoed, opgenomen, gepland, in aanvraag en nog beschikbaar
- Aanvragen goedkeuren of afwijzen, met het saldo erbij en een overzicht van wie er vrij is
- Roosters per monteur: werkdagen, tijden en pauze
- Inlogs aanmaken met een eenmalige activatielink die 48 uur geldig is. De monteur kiest zelf zijn wachtwoord.
De administratie controleert en exporteert
Na het goedkeuren door de chef doet de administratie de eindcontrole. De administratie ziet in het Command Center alleen de urenregistratie en geen klantgegevens. De uren van de chef werkplaats keurt zij goed, zodat niemand zijn eigen uren goedkeurt.
- Eindcontrole van goedgekeurde weken
- Export als CSV, met totalen en per dag, voor de salarisadministratie
- Iedereen heeft een eigen inlog en de server controleert de rechten per rol. De balie ziet de urenregistratie niet.
Monteurs vullen hun week in op hun eigen telefoon
Mijn uren is een webapp: je opent hem in de browser, er hoeft niets uit een app store. Hij is gemaakt voor de eigen telefoon van de monteur en staat desgewenst op het beginscherm.
De dagen staan al ingevuld volgens het rooster. Klopt het, dan tikt de monteur Klopt. Anders tikt hij Aanpassen voor andere tijden, een andere pauze, vakantie, ziek, ATV of vrij. Zijn week dient hij in als alle dagen bevestigd zijn.
- Onderaan staat zijn totaal: gewerkt, verschil met rooster en afwezig
- Hij ziet de status van zijn week en, als de chef iets aanpaste, wat er veranderde en waarom
- Mededelingen van de chef staan bovenaan zijn week
- Vrij aanvragen voor een periode, met zijn vakantiesaldo in uren erbij, het aantal werkdagen volgens zijn rooster en de status van eerdere aanvragen
- Een monteur ziet alleen zijn eigen uren: geen klanten, mail of planning
Ook aanwezig in het Command Center
Klap een onderdeel open voor het scherm en de details.
Haal & breng: alle auto’s die je ophaalt of terugbrengt, per dag
Alle auto’s die je ophaalt of terugbrengt, met adres, per dag
Voor klanten en leaserijders die de auto laten halen en brengen, staat alles op één lijst: de dag, het tijdstip, het adres en of de afspraak al in het garagesysteem staat. Het adres komt uit de leaseopdracht of uit het garagesysteem, en uit het telefoongesprek als de beller het ophalen noemde.
- Alles per dag gegroepeerd, met kenteken en werk
- Rood bij een ontbrekend adres of een afspraak die nog niet is ingepland
- Adressen en namen blijven afgeschermd tot je ze opent
Zoeken en vragen stellen: een klant, auto of afspraak in een paar tellen
Vind een klant, auto of afspraak in een paar tellen
Een zoekbalk bovenin zoekt op naam, kenteken of telefoonnummer en toont klanten, voertuigen, afspraken en gesprekken bij elkaar. Voor wie liever een vraag stelt, is er een assistent die in dezelfde gegevens zoekt.
- Zoeken met Ctrl/Cmd+K, resultaten gegroepeerd per soort
- De assistent beantwoordt vragen als ‘van wie is dit kenteken’ of ‘wanneer komt deze auto langs’
- Hij kijkt alleen mee en kan niets wijzigen, mailen of inplannen
Waar blijft werk liggen omdat het over te veel plekken verspreid is?
Een garage is een voorbeeld. De vraag is overal dezelfde: waar blijft werk liggen omdat het over te veel plekken verspreid is?
Klanten die bellen voor een status
Een klantmelding die klaarstaat op het moment dat iets klaar is, in plaats van telefoontjes. Bij een garage de auto, bij jou een offerte, een levering of een reparatie.
Afspraken die je vanuit je hoofd plant
Inspreken wat er is afgesproken en laten controleren op drukte en fouten, voordat het in de agenda staat.
Lijstjes, mailtjes en notities
Eén plek met alles wat een uitkomst nodig heeft: bellen, antwoorden, opvolgen. Openstaande verzoeken blijven zichtbaar tot de uitkomst is vastgelegd.
Het systeem bereidt voor. Je medewerker beslist.
Antwoorden controleren, imports bevestigen en afspraken nakijken: het Command Center doet geen toezeggingen en wijzigingen zonder dat een medewerker ze goedkeurt.
Elke belangrijke stap vraagt een bevestiging
Mail versturen, leaseopdrachten bevestigen, herinneringen versturen en een afspraak inplannen vragen een controle of bevestiging. Voorstellen zijn aan te passen of weg te leggen.
Afgeschermd tot je ze nodig hebt
Namen, telefoonnummers en kentekens staan standaard met sterretjes. Pas na een bewuste klik op de slotknop verschijnen ze, met bel- en kopieerknoppen. Ook de opnames zijn alleen dan te beluisteren.
Alleen met inloggegevens
Het scherm opent pas na inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord. Een sessie verloopt vanzelf, een account gaat na meerdere foute pogingen tijdelijk op slot en het wachtwoord wijzig je zelf.
Eerlijk over wat het weet
Waar een bedrag een schatting is, staat dat erbij. De assistent zegt dat hij alleen in de eigen gegevens zoekt en dat belangrijke gegevens gecontroleerd moeten worden.
Minder zoeken en overnemen, meer overzicht
Klantmeldingen die klaarstaan
Bij een auto die klaar is, staat de melding voor je klaar. Jij controleert en verstuurt.
Een afspraak voorbereiden zonder alles over te typen
Spreek de afspraak in. Controleer het voorstel. Bevestig.
Openstaande verzoeken blijven zichtbaar
Een terugbelverzoek blijft op de lijst tot de uitkomst is vastgelegd.
Werk dat aankomt is zichtbaar
APK-klanten, leasewerk en drukte per dag zie je vooraf.
De effecten in tijd en omzet worden door AutoService De Jong zelf nog gemeten. Daarom staan hier bewust geen besparingscijfers.
De schermafbeeldingen op deze pagina zijn van het echte Command Center, gevuld met verzonnen voorbeeldgegevens. Er staan geen echte klanten, kentekens of cijfers van De Jong in.
Waar verliest jouw team tijd aan zoeken en overnemen?
Klantvragen, planning, mail en opvolging hangen vaak samen. Als medewerkers die informatie steeds zelf bij elkaar moeten zoeken, vraagt elke taak extra tijd. Tijdens een kennismaking bekijken we waar dat bij jouw bedrijf gebeurt en welke eerste koppeling het meeste verschil kan maken. Daar bouwen we een Command Center omheen dat aansluit op jullie dagelijkse werk.